Com a transformação digital a marcar, cada vez mais, a realidade das empresas, mas também do próprio Estado, inicia-se, em 2023, um caminho de inovação e no sentido da sua desmaterialização e na poupança, principalmente de papel.
A palavra “desburocratização”, tão em moda nestes tempos conturbados, ganha sentido, visto que este será um dos projetos mais significativos, e irá marcar tanto a atividade do Estado, como das empresas que com ele se relacionam.
A implementação da fatura eletrónica aconteceu em 2021, nas grandes empresas fornecedoras do estado. As PME e Microempresas deveriam, também elas, ter adotado esta mudança no ano de 2022. Porém, como resposta ao atual contexto de pandemia, houve um novo adiamento das datas de implementação, fixando-se o 1 de janeiro de 2023 como data limite.
Mas, afinal, o que entendemos ser uma fatura eletrónica? De acordo com a definição que consta na Diretiva 2014/55/UE, a fatura eletrónica é uma fatura “que foi emitida, transmitida ou recebida num 26 estruturado que permite o seu processamento automático e eletrónico”.
Na prática, uma fatura eletrónica representa um documento equivalente à tradicional fatura em papel, que mantém um valor legal idêntico. Contudo, o seu tratamento decorre exclusivamente em formato digital: a emissão, envio, receção e arquivo das faturas decorre, unicamente, por via eletrónica. A fatura eletrónica a que a diretiva se refere deve ainda ter o formato UBL 2.1 (Universal Business Language), formato eleito pelo Ministério das Finanças e pela maioria dos países da União Europeia (UE) para a adoção da faturação eletrónica nos termos da ISO/IEC19845:2015.
O mesmo tratamento, ou pelo menos semelhante, é já dado à assinatura digital dos documentos através da sua encriptação no âmbito dos contratos Públicos.
Com o envio digital dos documentos, os custos de processamento e envio das faturas são reduzidos. Serão na mesma vertente também minimizados os possíveis erros de processamento, erros humanos, resultando numa poupança adicional.
Todos os documentos digitais enviados através da faturação eletrónica são assinados digitalmente, garantindo ainda toda a sua validade fiscal.
A forma de tramitação eletrónica permite às empresas públicas ou privadas de cumprir todas as exigências legais e fiscais, e ao mesmo tempo asseguram toda a fiabilidade, privacidade e segurança de informação no intercâmbio eletrónico de dados.
